Para que serve
O escritório contratou uma contadora para fazer o cálculo de liquidação de um processo. Ela precisa ver aquele processo e lançar as contas dele. Ela não precisa ver os outros processos do mesmo cliente, nem os leads, nem o financeiro do escritório.
É para isso que existe o acesso externo. Ele deixa alguém de fora enxergar o que foi liberado para ele — e só isso. O acesso é estreito de propósito.
Três tipos de profissional podem receber esse acesso: o contador correspondente, o advogado correspondente e o perito. Na tela de usuários eles aparecem com uma sigla ao lado do nome: CCR para o contador, ADR para o advogado correspondente e PER para o perito. É só um rótulo. O nome por extenso é o que importa.
O que cada um enxerga
O advogado correspondente é o parceiro que acompanha clientes que o escritório entregou para ele cuidar. Ele vê os processos desses clientes, e também qualquer processo que foi liberado para ele um a um. Dentro do que ele vê, consegue ler e escrever em atendimentos e prazos. Não vê o financeiro e, dentro do sistema do escritório, não manda e-mail nem WhatsApp. A conversa por WhatsApp com os clientes delegados acontece no portal próprio dele, descrito mais abaixo.
O contador correspondente vê apenas os processos liberados para ele, um por um. Não vê todos os processos de um cliente. Dentro do processo liberado, ele consulta e lança as contas a pagar. Consegue procurar uma pessoa para vincular a um lançamento, mas não edita cadastro de ninguém. Também não manda e-mail nem WhatsApp.
O perito tem o acesso mais estreito: só o processo que foi liberado para ele e as partes desse processo. Sem financeiro, sem carteira de clientes.
Quem trabalha dentro do escritório — usuário, financeiro, gerente e administrador — não precisa de nada disso. Esses perfis pedem a liberação para alguém de fora. O administrador e o gerente são os que aprovam.
Entregar um cliente e liberar um processo são coisas diferentes
Aqui está a distinção que mais confunde, e vale ler devagar.
Entregar um cliente ao advogado correspondente é uma relação contínua. Enquanto ela durar, ele acompanha todos os processos daquele cliente, sem pedir liberação de nenhum. O sistema chama isso de delegação, e ela se faz na ficha da pessoa, na aba Delegação.
Liberar um processo é pontual. Vale para aquele processo só, e fica pendente até um administrador ou gerente aprovar. O sistema chama isso de homologação.
O advogado correspondente usa as duas: vê os processos dos clientes que recebeu por delegação e, se precisar de um processo fora dessa carteira, pede homologação. O contador e o perito, na prática, dependem sempre da homologação.
Atenção. Sem delegação, o advogado correspondente não enxerga nenhum cliente. Cadastrar o profissional em Usuários não basta: alguém precisa entregar os clientes na ficha de cada um deles.
Cadastrar o profissional
O cadastro é feito em Organização, em Usuários.
- Convide um usuário novo, ou edite um que já existe.
- Escolha o papel: Contador correspondente, Advogado correspondente ou Perito.
- O formulário já mostra o alcance daquele papel. Para o advogado correspondente aparece Parceiro isolado: vê apenas clientes delegados. Para o contador aparece Carteira externa: processos só depois de homologados.
- Se for advogado correspondente, entregue os clientes dele: abra a ficha de cada pessoa e use a aba Delegação.
Liberar um processo
Voltando à contadora do começo. Ela já está cadastrada como contador correspondente. Agora alguém precisa liberar o processo do cálculo para ela.
- Abra a ficha do processo, ou a lista de processos dentro do atendimento.
- No menu Ações, escolha Acesso externo ao processo.
- Escolha o tipo de profissional e o nome dele.
- A solicitação fica Pendente.
Qualquer pessoa da equipe pode fazer esse pedido. Quem aprova é o administrador ou o gerente, no painel de autorizações externas, dentro de Organização. Ali cada solicitação é homologada ou rejeitada. Enquanto ninguém aprovar, a contadora não vê nada.
O mesmo painel serve para desfazer: o administrador ou o gerente pode rejeitar um pedido pendente ou revogar um acesso que já tinha sido homologado.
O portal do correspondente
O advogado correspondente não precisa entrar no sistema do escritório. Ele tem um portal próprio, pelo navegador, em /correspondente.
A entrada é igual à do portal do cliente: ele recebe um código no telefone ou no e-mail que está cadastrado. Para isso funcionar, o vínculo dele com o escritório precisa estar ativo.
Lá dentro ele vê os clientes que recebeu por delegação, os prazos e a agenda desses clientes, a ficha de cada processo com os andamentos e os documentos da pasta do cliente no Drive. Também conversa com esses clientes pelo WhatsApp do escritório, dentro do portal.
As audiências em que ele foi designado
Há um terceiro caminho, além da delegação e da homologação, e ele nasce da agenda. Quando o escritório marca o correspondente como responsável por uma audiência, na própria ficha da audiência, aquela audiência aparece na agenda dele com a marca Atribuída a você, e o processo dela passa a ser visível para ele enquanto a audiência existir e não estiver cancelada. Não é preciso delegar o cliente nem pedir homologação só por causa de uma pauta.
Ao abrir a audiência no portal, o correspondente encontra o que precisa para o dia:
- o cliente e as testemunhas, cada um com telefone e um botão Conversar, que abre a conversa pelo WhatsApp do escritório sem sair do portal. Se a pessoa nunca escreveu para o número do escritório, ou escreveu há mais de 24 horas, a Meta exige um modelo aprovado para iniciar a conversa; nesse caso o portal avisa e o envio fica com o escritório. O telefone continua ali para ligar;
- a preparação para a audiência em PDF, o mesmo briefing que o escritório usa, com resumo dos fatos da entrevista, pontos de atenção, testemunhas e instruções;
- o resumo do processo em PDF: cadastro, partes, audiências, tarefas em aberto, testemunhas e últimos andamentos, tudo tirado do que está registrado no sistema, sem redação por IA. O mesmo resumo está na ficha do processo dentro do portal.
Na agenda, o filtro Atribuídas a mim separa essas audiências das demais da carteira.
O que ele não vê: o financeiro interno, os leads, a fila geral de atendimento do escritório e a Xamann IA.
Para convidar um correspondente ao portal, o caminho é o mesmo do cadastro acima: papel Advogado correspondente em Usuários, e clientes entregues na aba Delegação da ficha de cada pessoa.
Perguntas frequentes
O contador vê todos os processos do cliente? Não. Só os processos que foram homologados para ele.
O correspondente precisa de homologação se o cliente já foi delegado a ele? Não, para os processos daquele cliente. A homologação serve quando ele precisa de um processo fora da carteira que recebeu.
Designei o correspondente para uma audiência. Preciso delegar o cliente também? Não. A designação na audiência já libera aquela audiência, o processo dela e a conversa com o cliente e as testemunhas desse processo. Se a audiência for cancelada ou o responsável trocado, o acesso por esse caminho termina. Delegue o cliente só se quiser que ele acompanhe a pessoa de forma contínua.
Dá para tirar o acesso depois? Sim. O administrador ou o gerente rejeita o pedido pendente ou revoga a autorização já concedida, no painel de autorizações externas.
O perito acessa financeiro? Não. Ele lê o processo homologado e as partes vinculadas a ele, e nada mais.