Um contato novo entra no escritório, quase sempre, por um de três lugares: o site, um anúncio no Google ou o WhatsApp. Há ainda o Instagram, os simuladores do site, o cadastro feito à mão pela recepção e as integrações com outros sistemas, cuja documentação está em /developers. Todos desembocam no mesmo funil, a tela de Leads. Este guia explica cada porta de entrada e a rotina que leva o contato do primeiro "oi" até o contrato.
Site e leads
Às onze da noite, uma visitante entra no site do escritório, lê sobre demissão sem justa causa e preenche o formulário de contato. Na manhã seguinte, o contato dela já está em Leads, com nome, telefone, assunto e a origem da visita. Ninguém precisou copiar nada de e-mail para planilha.
O site tem duas formas de captar contato. O chat conversa com o visitante e recolhe o nome e o telefone dele; esse contato entra no funil. O formulário de contato envia nome, telefone ou e-mail, assunto, detalhes e a origem da visita. As duas formas usam a mesma chave de acesso do escritório.
A chave do escritório
Cada escritório tem um token, uma chave secreta que identifica a sua conta. É por ele que o Advogue sabe que o contato vindo do site é seu, e não de outro escritório. Leads, pessoas e conversas do chat do site caem na conta certa por causa dessa chave.
O token fica em Organização → Comunicação. Nessa tela você gera ou copia o token e liga a opção Widget de chat externo (site público), que ativa o chat no site. Abrir Organização
Quem instala o chat e o formulário é quem cuida do site do escritório, não a equipe de atendimento. Peça a essa pessoa para instalar o chat e o formulário com o token copiado; a documentação técnica está em /developers.
Atenção. Se você suspeitar que o token vazou, use Gerar novo token na mesma tela. O token antigo deixa de valer na hora, e o site precisa ser atualizado com o novo. Avise quem cuida do site antes de gerar.
Testar e acompanhar
Depois da instalação, mande um contato de teste pelo site e confira se ele aparece em Leads. A captura pelo site funciona em todos os planos; o que muda é a cota mensal de captações, que aparece em Organização → Consumo e está explicada em Planos.
Leads e CRM
Na segunda-feira chegam oito contatos: três do site, dois do Google Ads, um do Instagram e dois que a recepção cadastrou à mão. Sem um funil, cada um vira um bilhete em cima da mesa. Com o funil, todos aparecem na mesma tela, em Novo, com destaque para os que ainda esperam resposta.
Leads é o funil comercial do escritório, o que outros sistemas chamam de CRM. Cada contato entra por um canal, passa por pastas de status e pode virar pessoa, entrevista e cliente. O limite mensal é de captações: leads novos e entrevistas abertas contam no mesmo balde. Acompanhe o consumo em Organização → Consumo.
A tela de Leads
A tela mostra os contatos em lista ou em kanban, com as colunas Novo, Contatado, Qualificado, Convertido e Descartado. Dá para filtrar por canal, por responsável, por urgência ou buscar por nome. Ao abrir um lead você vê o histórico, a triagem, os documentos e a opção de converter. Abrir Leads
Lead, pessoa, entrevista e cliente
São quatro coisas diferentes, e confundi-las faz o funil mentir.
O lead é uma aposta comercial. É a porta de entrada, antes de existir cadastro. Não é cliente, não é processo.
A pessoa é o cadastro jurídico e operacional. É o que o financeiro, o processo e o prazo exigem para funcionar. Ter cadastro de pessoa não prova que alguém já é cliente.
A entrevista é o caso em coleta. Existe direito provável e o caso está sendo levantado. Ainda não é contrato fechado.
O cliente, o lead em Convertido, é quem tem contrato ou procuração assinada, ou quem foi vinculado a uma entrevista que já estava feita. Abrir uma entrevista nova não converte ninguém.
As pastas do funil
- Novo — contato recém-chegado, ainda sem triagem.
- Contatado — alguém da equipe já respondeu ou tentou contato.
- Qualificado — há chance concreta de contratação; vale abrir entrevista, pedir documentos e registrar as próximas tarefas.
- Convertido — contrato ou procuração encaminhados ou assinados, conforme a rotina do escritório.
- Descartado — contato sem aderência, duplicado ou encerrado.
Quando o caso vira operação jurídica, a equipe segue pelo atendimento, pela entrevista, pelo processo e pelas tarefas.
A rotina de cada dia
- Triagem dos novos. Leads em Novo aparecem com destaque de prazo de resposta. Atribua um responsável, registre o contato e mova para Contatado ou Qualificado.
- Follow-up em Contatado. Abra Registrar follow-up ou Agendar recontato, conforme o caso. A diferença está explicada logo abaixo.
- Converter. Use Converter para criar ou vincular a pessoa e abrir a entrevista.
- Mesclar duplicados. Se o mesmo contato chegou por dois canais, use mesclar leads para juntar o histórico.
- Exportar. No dashboard, exporte um CSV dos últimos 7, 30 ou 90 dias para planilha.
Cobrar resposta ou marcar retorno
Seu João pediu informações, você mandou a lista de documentos e ele sumiu. Isso é uma pendência: a bola está com ele e ele deveria responder em dias. Ao registrar a pendência, o sistema agenda a próxima tentativa em 24 horas e conta até três tentativas. Na terceira sem resposta, o lead recebe a marcação Sem retorno e fica pausado por 15 dias: some da fila e reaparece depois.
Dona Rita ainda está empregada e pediu para o escritório procurá-la depois da demissão. Isso é um recontato. Informe a data e o motivo; o lead fica em Contatado com o aviso Recontato dd/mm e volta para a fila no dia combinado, com o aviso Recontato hoje.
Os dois caminhos da conversão
Os dois caminhos terminam em lugares diferentes, e isso é de propósito.
Criar uma entrevista nova leva o lead a Qualificado. O caso ainda está sendo levantado: há direito provável, não há contrato.
Vincular o lead a uma entrevista que já existe leva direto a Convertido e grava a data da conversão. A entrevista já foi feita, talvez presencialmente, e o cliente já está dentro.
Também chegam a Convertido a assinatura eletrônica do contrato, quando o ZapSign está conectado, e a ação manual no funil, pelo cartão do lead ou arrastando no kanban. Quem já está em Convertido não regride ao abrir outra entrevista. A Xamann IA também pode sugerir a conversão a partir do chat interno; quem confirma é você.
Automação do funil
A partir do plano Essencial, regras automáticas promovem o lead no primeiro contato e reagem à assinatura do contrato no ZapSign. O cartão na lista mostra a próxima ação sugerida.
Em Organização → Operação você define para onde vai cada canal: Google Ads, site, WhatsApp e os demais podem cair com um responsável, com uma equipe ou na fila geral.
O escritório também pode receber um aviso no próprio WhatsApp a cada lead novo. Como ligar e desligar esse aviso está em WhatsApp.
O WhatsApp entra como atendimento
Uma mensagem recebida no WhatsApp do escritório entra em Atendimento → Chat como atendimento, não como lead Novo no funil. Site, Google Ads, Instagram e integrações criam lead automaticamente; só o WhatsApp recebido começa como atendimento.
Se a conversa tem oportunidade comercial, a promoção para o funil é manual: na conversa, use o seletor de status e escolha Novo, Contatado ou Qualificado.
Dashboard e relatório para a agência
No plano Pro ou superior, o dashboard de leads mostra gráficos por canal, por campanha e a tendência; o funil de recebidos até contratos; o tempo médio até o primeiro contato; e os leads críticos parados em Novo.
Em Leads → Relatório parceiro você vê o agregado por campanha: recebidos, contatados, convertidos, taxas e custo estimado. O relatório não mostra nome, e-mail nem telefone de ninguém, e por isso pode ser enviado à agência de marketing. Para o custo por lead e por contrato aparecer, informe o custo mensal de cada campanha em Organização → Operação → Configuração CRM. O período é de 7, 30 ou 90 dias.
Google Ads
Alguém vê o anúncio do escritório no Google, toca em "Quero falar com um advogado" e preenche nome e telefone ali mesmo, sem sair do Google. Minutos depois, o contato está em Leads, com o canal Google Ads e o nome da campanha que o trouxe.
O Advogue cuida do que acontece depois do clique: recebe o formulário do anúncio e coloca o contato no funil, com a campanha rastreada. Criar campanhas, definir lances e orçamento continua no Google Ads, com você ou com a agência. O Advogue não substitui a gestão de mídia.
O que é preciso
A integração exige plano Pro ou Premium e pode ser um adicional conforme o contrato. Ela é instalada em Organização → Integrações, onde você informa o número da conta do Google Ads do escritório. É por esse número que o Advogue sabe que o formulário é seu.
Passo a passo
- Instale a integração. Em Organização → Integrações → Google Ads, informe o número da conta do Google Ads do escritório.
- No Google Ads, adicione à campanha a extensão Formulário de lead e, em entrega, escolha Webhook.
- Endereço e chave. O Google pede um endereço de entrega e uma chave secreta. Os dois são fornecidos pela equipe do Advogue na instalação da integração; peça pelo suporte, ou passe a documentação técnica de /developers para quem cuida disso na agência.
- Teste do Google. O Google envia um formulário de teste. Ele não grava lead, e isso é o esperado. Depois, um envio real aparece em Leads filtrando o canal Google Ads.
- Custos por campanha. Cadastre o custo mensal de cada campanha, pelo nome, para o relatório parceiro calcular custo por lead e por contrato.
O que chega com o lead
Do formulário vêm nome, e-mail, telefone, cidade e mensagem. Junto vêm os dados de rastreamento: campanha, grupo de anúncios, formulário e o identificador do clique. É com eles que o sistema evita duplicar o mesmo contato e monta os relatórios.
Dúvidas comuns
O lead do site não aparece no funil. Confira se o widget está ativo em Organização → Comunicação, se o site está usando o token atual e se a cota mensal de captações não esgotou em Organização → Consumo. Um único token serve para o chat e para o formulário.
O lead do Google Ads não aparece. Confira o número da conta na integração, se o envio não era o teste do Google e se a campanha está com entrega por webhook.
O mesmo contato chegou por dois canais. Use mesclar leads, ou vincule os dois à mesma pessoa na conversão. No canal Google Ads, o sistema reconhece o mesmo clique e evita duplicar.
Não vejo o dashboard. Gráficos e funil detalhado exigem plano Pro ou Premium. A lista e o kanban de Leads existem em todos os planos.
Preciso da agência de marketing? Para criar os anúncios, sim. O Advogue recebe o lead e mede a conversão no funil; ele não edita campanhas no Google. Para provar a conversão à agência, use o relatório parceiro com os custos das campanhas cadastrados: ele não expõe dado pessoal.